Datasekretessförklaring

Registerredogörelse enligt Personuppgiftslagen (523/1999) 10 § och 24 samt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Skapat 23.5.2018. Senaste ändring 23.5.2018.

1. TILLHANDAHÅLLARE AV REGISTER

KVEVLAX IDROTTSVÄNNER R.F. (FO-nummer 1735652-1)

2. ANSVARIG PERSON FÖR REGISTERÄRENDEN

Jonny Mandell (jonny.mandell @ netikka.fi)

3. REGISTRETS NAMN

Kvevlax Idrottsvänner R.F. anmälningsregister, funktionärsregister och styrelseprotokoll

4. ANVÄNDNINGSÄNDAMÅL FÖR PERSONUPPGIFTERNA

Personuppgifter behandlas på grund av deltagande, som idrottsutövare eller funktionär, i idrottsevenemang som arrangeras av Kvevlax Idrottsvänner med tillstånd av den registrerade.

5. UPPGIFTER I REGISTRET

Personregistret innehåller personuppgifter på deltagare i idrottsevenemang, styrelsemedlemmar och funktionärslistor samt stipendieansökande.

I registret ingår följande uppgifter:
- Personens namn och företag eller förening ifall personen representerar ett samfund
- Kontaktuppgifter (gatuadress, postnummer, stad, mobiltelefon, e-postadress)
- Födelseår/åldersklass och kön
- Information om tillstånd och förbud gällande direktmarknadsföring samt förälderns medgivande för personer under 13 år

Registren innehåller inte känslig information

Kvevlax Idrottsvänner r.f. har inget medlemsregister.

Persondata förvaras så länge som behövs för att användningsändamålet för registret och lagen uppfyllts.

Anmälningsuppgifterna av publicerade och granskade resultatlistor kan raderas årligen senast före årsmötet.

Publicerade resultatlistor till ordnade evenemang sparas ”för alltid”

Styrelseprotokoll med tillhörande bilagor och stipendieansökan sparas ”för alltid”.

6. REGELBUNDNA INFORMATIONSKÄLLOR

I registret lagras
- de uppgifter som de registrerade har uppgett i samband med anmälning till evenemanget
- information som tillhandahålls från anmälda under kundkontakt per telefon, e-post, onlinetjänster eller andra kommunikationsmedel

7. REGELBUNDEN UTGIVANDE AV UPPGIFTER

Information överlämnas inte till tredje part.

8. ÖVERFÖRING AV INFORMATION UTANFÖR EU ELLER EES

Informationen kommer inte att överföras eller överlåtas utanför EU eller EES.

9. PRINCIPERNA FÖR SKYDDANDET AV REGISTRET

Uppgifterna i registret används noggrant och konfidentiellt endast av Kvevlax idrottsvänners styrelse och funktionärer till evenemanget de används till.

På grund av det tekniska genomförandet av informationsbehandlingen kan en del av uppgifterna fysiskt befinna sig på en server som uppehålls av en utomstående underleverantör, där de behandlas med hjälp av krypterad användarkontakt. Uppgifterna samlas i gemensamma databaser, som är skyddade av brandmurar, lösenord och andra tekniska medel. Databaserna och säkerhetskopiorna befinner sig i låsta och bevakade utrymmen och endast vissa, på förhand bestämda personer kan nå informationen i dem.

Manuellt material lagras i låsta utrymmen som endast är tillgängliga för dem som är berättigade till information.

10. KONTROLLRÄTT

Den registrerade har rätt att en gång per år utan avgift kontrollera vilka uppgifter som lagrats om honom i personregistret. 

En fritt formulerad undertecknad granskningsbegäran måste göras skriftligen till ägaren av registret eller genom att personligen besöka denne.

Kundens identitet verifieras före överlåtandet av informationen och materialet levereras i Excel-format som regel inom 30 dagar.

11. RÄTT ATT FÅ INFORMATIONEN KORRIGERAD

Den registrerade har rätt att begära att hans/hennes felaktiga uppgifter i registret rättas till eller ofullständig information kompletteras.

En fritt formulerad skriftlig undertecknad korrigeringsbegäran måste göras till ägaren av registret eller genom att personligen besöka denne.

Kundens identitet verifieras innan uppgifterna korrigeras och informationen korrigeras inom 30 dagar.
 

12. ÖVRIGA RÄTTIGHETER FÖR HANTERING AV PERSONUPPGIFTER

Den registrerade har rätt att vägra att uppgifter om honom/henne används till direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring samt marknadsundersökningar och opinionsundersökningar.

Ett fritt formulerat förbud mot direktmarknadsföring måste göras skriftligen eller per e-post till ägaren av registret eller genom att personligen besöka denne.

Tillåtelse gällande direktmarknadsföring uppdateras till personuppgifterna utan dröjsmål eller inom 30 dagar senast.

Den registrerade har rätt att begära radering av samtliga personuppgifter som hänför sig till honom eller att de överförs till ett annat system.

En fritt formulerad skriftlig undertecknad raderings- eller överföringsbegäran måste göras till ägaren av registret eller genom att personligen besöka denne.

Kundens identitet verifieras före överlåtande av överföringsdata och överföringsdata levereras i Excel-format som regel inom 30 dagar.

Personuppgifterna markeras för radering (anonymisering) och raderingen sker inom ramarna och förvaringstiderna för lagar och förordningar.

Om den registeransvarige inte raderar alla personuppgifter måste han eller hon skriftligen meddela anledningen till varför inte all information inte omedelbart raderades.